茨城県筑西市のシステム開発 UOT合同会社

[Excelと比較]いまさら聞けないGoogleスプレッドシートの使い方

Googleスプレッドシートの使い方

Googleが提供するサービスの利用者は世界でもトップクラスです。
特にGmailについては、メールアドレスを持っていない人を探すのが難しいほど普及しています。
最近Googleフォトがついに有料化の流れになり、改めてGoogleのサービスの豊富さに気づいた人も多いかと思います。

個人使いから法人向けまで、幅広いインターネットサービス、インターネット経由のツールを提供しているGoogleですが、その中でもこの記事ではGoogleスプレッドシートについて改めておさらいします。

Googleスプレッドシートとは

一言でいえば「Webブラウザ(インターネット)で使える表計算ソフト」です。
長らく表計算ソフトといえばExcel(エクセル)が代名詞となっていましたが、長い時間をかけてGoogleスプレッドシートも広く認知されてきました。

表計算ソフトに期待される計算機能はもちろんのこと、デザインを整えたり、関数を利用したりと、通常範囲の表計算ソフトに含まれていて当然のものは使えるようになっています。
Google Workspace(旧G Suite)のおかげか、業務で利用しているという企業も増えており、Excelの代替として脚光を浴びています。

特にインターネット経由で業務を行うIT企業や、Microsoft Office製品にコストをかけることに抵抗のある企業では積極的に導入されています。

Googleスプレッドシートの特徴

なんといっても「無料で使える」というのが大きいでしょう。
少し前にMicrosoft Office製品に関しても、Office 365がオンライン利用であれば無料で使えるようになりました。

しかしいまだに「Officeはインストールして使うんでしょ?」というイメージが拭いきれない風潮があります。
さらにOfficeでは、OneDrive経由で手軽にファイル共有等も行うことができますが、やはりそういった共有機能や共同作業という意味ではGoogleスプレッドシートの知名度に軍配があがるようです。

他にもGoogleスプレッドシートの独自関数やGoogle App Scriptと呼ばれるプログラミング言語を利用した独自機能の開発ができることからも、「なければ作れる」という拡張性の高さも人気の理由です。

MicrosoftのExcelと何が違うの?

Excel(エクセル)との大きな違いとして挙げたい機能は「自動保存」です。
思った以上にこれが便利で、うっかり保存せずに終了してしまったということがなくなります。

また、コメントを残すことでスプレッドシート内でやり取りをすることも可能です。
人気のWebブラウザであるGoogle Chromeと同じく、さまざまな企業や人がアドオンを公開しており、それらの導入もカンタンにできます。

共有機能もメールアドレスさえ知っていればOK、公開する際にもメニューから選べばOK、とシンプルな使い勝手が多くの人に支持される理由でしょう。
有料のOffice製品としてのExcelは、Googleスプレッドシートでは表現しきれないほど高機能なので、もし複雑な計算式を使う場合にはおすすめです。
また、Excelのほうが参考書が多いため、「表計算ソフトを学んでしっかり自分のスキルにしたい!」という場合にも学習が比較的容易です。

Googleスプレッドシートの基本的な使い方

Googleスプレッドシートをあまり利用したことがない人向けに、以下に基本的な使い方を記載します。
利用方法でよく使う単語は下記の表を参考にしてください。

セル線で囲まれた1枠。行と列を組み合わせて「A1」や「B7」という言い方をする。
表の横軸。番号ごとに「1行目」や「行1」という言い方をする。
表の縦軸。アルファベットごとに「A列」という言い方をする。
メニューバー画面上部の「ファイル」や「編集」といったメニューが並んでいる箇所。
ツールバー画面上部のフォントや文字色を変更できるアイコンが並んでいる箇所。

Googleスプレッドシートの新規作成方法

スプレッドシートを新規で作成する方法です。

  1. Googleドライブを開く
  2. 画面左上にある「新規」ボタンをクリック
  3. 緑色のアイコンの隣にある「Googleスプレッドシート」をクリック

タイトルの入力

タイトルの入力方法です。

  1. スプレッドシート画面左上の「無題のスプレッドシート」をクリック
  2. 任意のタイトルを入力してEnter

基本となる「表計算」のセル

セルに青い線で囲われたカーソルを合わせると入力が可能です。
この部分に文字や数字を入力して表を作成していきます。

文字の場合はテキストが左寄せになり、数字の場合はデフォルトで右寄せとなることに注意してください。
他にも日付も自動で認識されて右寄せになります。

編集したい場合は、該当のセルにカーソルを合わせてダブルクリックか、Enterキーを押すことで編集が可能になります。

列と行の追加方法

列や行の追加方法です。

  1. 挿入したい行(または列)の行番号(または列アルファベット)にカーソルを合わせる
  2. 右クリックしてメニューを表示
  3. 「1列を左(または右)に挿入」「1行を上(または下)に挿入」を押下する

セルの結合

セルの結合方法です。

  1. 結合させるセルをShiftを押しながら複数選択、またはクリックしながら範囲選択
  2. ツールバーの「セルを結合」ボタンを押下

文字色、背景色を変える

文字の色や背景色を変更する方法です。

  1. ツールバーの文字色を選択
  2. ツールバーの背景色を選択

リンクを挿入する

セル内のテキストにリンクを挿入する方法です。

  1. 対象のセルにカーソルを合わせて右クリック
  2. リンクを挿入をクリック
  3. 表示されたフォームにURLを貼付けするか、フォーム内検索後に選択して「適用」

コメントを残す

セルへコメントを残す方法です。

  1. 対象のセルで右クリック
  2. 「コメント」をクリック
  3. フォームに入力する
  4. @を付けることでメンション(対象者への通知)を追加できる

四則演算(足し算/引き算/掛け算/割り算)する

四則演算をセル内で行う方法です。

  1. 最初に「=(半角イコール)」を入力する
  2. そのまま計算式(+プラス, -マイナス, *アスタリスク, /スラッシュ)を使った数式を入れる
  3. カーソルが外れる際に計算が実行される

関数の使い方

関数を利用する際のシンプルな方法です。

  1. ツールバー下部の「fx」と書かれた欄に「=(イコール)」と「関数名」を入力
  2. 関数の引数を入力してEnter、またはカーソルを外す

Googleスプレッドシートを使いこなすと仕事が捗る

Googleスプレッドシートの表現の幅は本当に広くなっています。
機能の多さではExcelに劣る部分があることも事実ですが、手軽さや共有のしやすさといったメリットではGoogleスプレッドシートのほうが優位となります。

昨今のテレワークでは「資料の共有」や「データの蓄積」といったタスクが増加傾向にあるので、多くの人にとって使いやすいGoogleスプレッドシートは積極的に活用していくと良いでしょう。
Webで公開することも可能なので、もし自分の作ったスプレッドシートをインターネット上で広くアクセスしてほしい場合にも役立ちます。

「表計算ソフトはいつまでも苦手」といった人でも、シンプルなGoogleスプレッドシートの機能を覚えるだけで仕事の効率が飛躍的に上がります。
ぜひ「まだ触ったことがない」「なんとなく使っているけど何ができるかわからない」といった場合には、この機会にGoogleスプレッドシートとじっくり向き合ってみることをおすすめします!

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