茨城県筑西市のシステム開発 UOT合同会社

オフィスレスを実現したら無視できないデメリットがあった話

こんにちは!
UOT合同会社では、今年の登記場所移転に伴い、テレワーク+オフィスレスという新しい試みにチャレンジしています。

今回は、弊社が実施している完全テレワーク化、オフィスレスの「実際のところどうなの?」についてのお話です。
結論から書くと、「無視できないデメリットもあるが、すべて解決できる問題に留まっている」となります。

この記事では代表以下、弊社で働く人すべてが感じたこと、直面した問題を赤裸々に記録しています。

デメリット① 絶望的なコミュニケーション不足

とにかくこのデメリットが何よりも大きいと感じています。
テレワークを実施した企業であれば必ず直面するであろうコミュニケーション不足。

従来はオフィスという「みんなが集まれる場」が自然と提供されていたにも関わらず、「場」がなくなった途端に「つながり」が希薄になったように感じられます。
当然ながら、顔を合わせて会話する、という日常的な行動がなくなってしまうので、その分どこかでコミュニケーションを補わなければなりません。

人とのコミュニケーションが得意ではない方や、仕事中は集中していたいという方にとっては非常に良い状況かもしれません。
しかし、本来人間は社会を形成し群れる動物ということもあり、コミュニケーションが取れないだけで日々見えないストレスが蓄積されていきます。

孤独が与えるストレスの深刻さ

家族と同居している、友人とルームシェアしている、のような場合は自宅内にコミュニケーションの場がありますが、一人暮らしをしている人にとって、オフィスが唯一の「つながれる場」である可能性があります。
そういった場合だと、現在のテレワーク時代、さらに弊社のようにオフィスレス化した企業だと従業員の孤独を高めることに他なりません。

孤独が人間に与える影響は非常に深刻で、一説では寿命そのものにも影響を及ぼしかねないという調査結果もあります。 ソース: CNN

コミュニケーション不足の解決方法

ここで安直に、「定期的にオンライン飲み会を開く」「積極的にビデオ通話の打ち合わせを入れる」といった方法を取ることはおすすめできません。
※実際に弊社では試みました

就業時間以外は完全にフリーにする必要がある中で、会社主導のオンライン飲み会は「参加しなくちゃなぁ」と小さな圧力をかけることになりかねません。
また、意味もなくビデオ通話の打ち合わせすることも単なる時間浪費につながります。

最終的に弊社が取ったのは「(就業時間内において)定期的に代表から困ったことがないか、体調は問題ないか」を尋ねるスタイルになりました。
他の従業員の時間を多大に損ねることにはならず、全従業員の心と身体の健康を確認しつつ軽いコミュニケーションを取れることで少しだけストレス緩和につながれば良いなと思っています。(まだ始めたばかりなので効果のほどは検証中)
従業員が多いと厳しいかもしれませんが、弊社のように規模の大きくない会社ではこのようなミニマムな形で少しでもコミュニケーションの機会を取る形で様子見しています。

デメリット② 世代によっては理解されない

オフィスレスという言葉の浸透はテレワークほど当たり前にはなっていません。
なので、「事務所がない」と取られてしまうこともあります。

バーチャルオフィスというわけではありませんが、実質的にバーチャルオフィスと近い形を取っているのでそのように受け取られて仕方のない部分も多いのは事実です。
「今まで聞いたことがないから」という方に対しては、「我々がオフィスレスでうまくやれている企業である」ということをご理解いただけるように邁進していこうと思っています。

「出社して当然」と思うのは当たり前

もちろん出社することが当たり前なのは古来より変わりのない事実です。
出社義務のない会社に拒否反応を示すことも自然なことです。

時代に合わせて変容しているように見えつつ、私たちもできれば出社してみんなで肩を並べて仕事をしたいと思っています。
ですが、ICT(情報コミュニケーション技術)業界の企業という自負のもと、「オフィスがなくても仕事は滞りなくできます!」という姿勢は積極的に内外に証明していきたいと考えています。

理解はフットワークの軽さで解決できる

事務所がないことによるデメリットとして、「オフィスにお呼びできない」ということがあります。
ビデオ通話による打ち合わせが流通している中、どうしても対面で、という場合もあります。

そういったときはフットワークをとにかく軽くすることを大切にしています。
もちろん、クライアントの所在地によってはご訪問が難しい地域もありますが、可能な限り公共交通機関を使わずに訪問して顔を見せて打ち合わせすることができるように移動中の連絡手段、通信手段も確実に確保できるようにしています。

デメリット③ セキュリティ管理の過酷さ

社内であればネットワークから好きな構成で組み上げることができますが、従業員のインターネット環境までは難しいところです。
パソコンは会社支給のものではありますが、そのパソコンで何をしようが、ネットワーク自体を監視しているわけではないので、仮にマルウェアをダウンロードしてもこちらで把握はできません。

もちろん監視ソフトを導入すれば厳しくすることもできますが、あまり「監視」するスタイルは精神衛生上お互いによろしくないので、弊社では導入していません。

「セキュリティソフト入れておけばOK」ではない

パソコンにセキュリティソフトを入れておけばある程度のマルウェアは感知できます。
しかし、そもそもマルウェアが入り込んでしまった時点でアウトです。

ウィルスを駆除する時間的コストも問題になりますし、もし従業員が一人で解決できなかったときの人的コストもかかります。
単純にITリテラシーを高めさせる以外に従業員個々を守る手段がないのです。

ダウンロード制限+情報集約でセキュリティ管理

機密情報にあたる資料やファイルについては、すべて法人向けクラウドストレージを利用することにしています。
PDFファイルやエクセルファイルはそのままストレージ上で閲覧することができるので、わざわざ手元にダウンロードする必要はありません。

こういった「手元にダウンロードさせない」という制限や「管理するファイルはここに入れてね」と集約させることによって、パソコンに余計な要素を入れ込ませないという形で安全性を保持しています。

[解決策]テレワーク向け便利ツールを使い倒すスタイル

結果的に、オフィスレスのデメリットを補うためにさまざまなサービスやツールを使いこなすことで解決しようとしている部分が多くなりました。
チャットツールを始め、クラウドストレージやプロジェクト管理まで、「直接聞かなくてもわかる」ことが何よりも大切なので情報整理の手段を高めていった結果です。

多くのBtoB向けSaaSやツールの特性を理解し、自社に合うものを取捨選択し続けていくと、いずれ自社にぴったりの形に落ち着きます。
まずは一旦導入検討をして、厳しそうであれば外部の導入企業にまかせてしまうのも良いかもしれません。
最初から最適な構成を提案してもらって、それに対して企業の実際と適合するかをチェックするだけで良いというメリットと、使い方に関してもサポートしてもらえるメリットがあります。

「小難しいことはちょっと……」と思っている方にとっても、最近のツールの使いやすさは凄まじい進歩を見せているのできっと驚かれると思います。
オフィスレスやテレワークが浸透しているこの時期、社内効率化を推し進めるチャンスだと思ってぜひご検討ください!

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