茨城県筑西市のシステム開発 UOT合同会社

管理職要検討!テレワーク作業の「見える化」は本当に行うべきだろうか

見える化の必要性

従業員が自宅、あるいはオフィスとは別の場所で仕事をするテレワーク。
緊急事態宣言が長引き、東京では企業のテレワーク実施を呼びかけています。

実態として、製造業やサービス業のように職場へ勤務しないと業務が難しい職種では当然ながら、パソコン一つあれば良い職種のビジネスパーソンですら浸透が難しい状態のようです。
種々様々な問題がある中で「サボっているんじゃないか」という前提から、テレワークの『見える化』を実施している企業もあります。

今回はその『テレワークの見える化』について、改めて必要性・妥当性を問いたいと思います。
弊社ではオフィスレスかつ完全テレワークを実施しているため、弊社で行っている生産性管理についても紹介します。

「見える化」と「監視社会」

DX(デジタルトランスフォーメーション)の流れはどの業界・業種でも取り入れることが推奨されており、今までアナログで管理されていたものがデジタル化されています。
そこにテレワークの要素が入り込んできたため、一部の労働環境では「ちゃんと仕事しているか?」をデジタル化する動きが見受けられます。

実際、「生産性は保てているか」をデジタル化することは非常に合理的だと思いますが、「着席しているか」「マウスやキーボードは動いているか」といった「監視目的」と見られる間違ったデジタル化が起きていることも例として存在します。
こういったさながら監視社会を体現するかのような方法では、逆に従業員に対してストレスを負わせてしまうのではないでしょうか。

成績が良ければサボってもいいかどうか

では、生産性を成績に置き換えて考えてみます。
成績が良い=生産性が高い、という図式はある意味間違ってはいないと考えられます。

ではその高水準の成績を保てていれば、誰も見ていないところで何もしなくてはいいのか。
これは会社によって指針が変わってくるところです。

「もっとできるだろう。定められた労働時間に対する給料を払っているんだ」と考える会社もあれば、「一定水準の成績さえ担保できるならあとは好きにしてOK」という会社もあるでしょう。
会社に対する利益の供与が従業員の主な目的ではありますが、どの程度頑張らせるか、といったさじ加減の部分が関わってきており、これは会社単体ではなく部署レベルでも異なる場合があります。

結果ではなく経過が評価対象の場合

たとえば少し前だと営業職の方は「どれだけ靴底を減らしたか」が頑張りを示す、と言われた時代があります。
最近では、オンライン商談やリモートでの打ち合わせが増えてきており、そもそも靴を履かないで仕事をすることも可能です。

そういった場合に「どの過程を頑張りとして評価するか」という体制のある企業では、やはり「パソコンに向き合った時間」ということになる可能性があります。
さらに「仮にパソコンに向き合っていても業務を行っているか」レベルまで監視する場合だと、パソコンのモニター風景を常に録画しているという形もあるようです。

経過を見ることが評価につながる、となれば上長が経過を見れる必要性があるかもしれませんが、パソコンに向き合うことが頑張りの経過というと、いささか不思議だと感じる人も少ないないでしょう。

従業員のストレスを増長することが最も悪

弊社ではオフィスレス、テレワーク化の評価基準を、最終的に「経過報告と結果」で判断することになりました。
チャットによる連絡や相談が苦手な人に対しても、業務上「報告」は欠かせないことから「都度都度どこまで何をしたかを報告してくださいね。あとは結果(予定通り遂行しているか)で判断します」という形式です。

共有型のGoogleスプレッドシートでは編集履歴が残りますし、Slackのようなチャットツールでもいつどのような発言をしたかが記録されます。
こういったことで少なくともオンライン状態で連絡が取れる状態になっており、かつ仕事の進捗の報告が記録される、というシンプルな手段です。

エンジニアであればソースコードのコミット履歴のようなものもありますが、開発箇所によってはコミットまでが長くかかるパターンもあるのであまりアテにしないことにしています。
結局のところ、「従業員を信じて気持ちよく働ける環境を用意する」という具体性のない落とし所になったのですが、それでも今のところ「サボっている」と明確に判定された従業員はいません。

何を管理するかを再考する

弊社の例はあくまで一例として、もしあなたの会社で「テレワークの管理体制に不満がある」としたらどのように改善すべきか考えてみましょう。
会社のすべてを把握したい、と考えてしまうとあれもこれもと収拾がつかなくなる可能性が高くなります。

自社の性質や業種を鑑みることで、徐々にフォーカスが定まってきます。

① 成果物・結果

たとえば製造業で考えてみます。
生産するための工場はそもそもテレワークと相性の悪いパターンなので今回の話からは除外します。
では、製造業の営業職や管理部であればどうでしょう。

営業職なら「提案数」や「クロージング」、「成約数」といった数値化しやすい項目があります。
管理部であれば「業務効率のパーセンテージ」や「ミスの削減率」といった項目になります。

こういった目に見える項目にフォーカスすれば自ずと成果物や結果といった方向を管理すれば、自社の利益に直結することがわかってきます。

② 従業員の精神的、身体的健康

テレワークをすることで心配になる点として、従業員の精神面や肉体面での健康もあります。
特に最近ではウィルスの猛攻もあるので、早い段階でそれを察知することができれば従業員に病院へ行くことを促すことで社会的意義も高まります。

毎朝の検温報告を自動化したり、業務開始時間にブレがないかを確認したりといった小さな積み重ねが従業員の健康管理につながります。
どうしても近くで顔を合わせないとわかりづらい変化も、ちょっとした一手間で気づく可能性を上げることができるのです。

また、コミュニケーション不足についても深刻な問題として取り上げられています。
会社が終業後について口をだすことは難しいところですが、たとえばランチタイムに社内SNSが盛り上がる仕組みづくりをしたり、ビデオ通話により定期打ち合わせを入れたりすることによって緩和される部分があります。

適度な距離を保ちつつ、一人で悩ませないという体制があるだけで従業員の安心感は変わってくることでしょう。

③ 連絡網の効率化

オフィスで働いていると「これって誰に聞けばいいんだっけ」「あの案件ってどうなってるんだっけ」といった口頭コミュニケーションによる連絡網が使えます。
テレワークだとチャットツールなどを使うことで連絡しなければいけない、という、今までなかった手間が発生します。

そういったときに社内ドキュメントが充実しているだけで、探しものや質問を可能な限り減らすことができます。
特に目の前にいないと相手が忙しいかどうかわからない、といったところから躊躇してしまうパターンもあります。

今一度、連絡系統やナレッジベースを見直すことで、小さなストレスから解放することによって生産性向上に寄与していくことも大切です。

SaaSやツールを積極的に取り入れる

自社で管理システムをつくるとなると大変です。
社内にエンジニアがいれば、そういった可能性も出てくる可能性がありますが、できれば手間をかけずにいきたいところ。

給料が30万円のエンジニアに一ヶ月かけて社内システムをつくってもらうなら、月額数百円〜数千円のツールを導入したほうがコスト的にも助かる部分も多いです。
まずは世の中に増えてきた法人向けツールの導入を考えることをおすすめします。

今でもさまざまなSaaSやツールを使っている企業が増えてきたと思いますが、日々新しいプロダクトやサービスが増えているので新規開拓も醍醐味です。

導入費用、使い方の周知が課題

SaaS、ツール導入と一口にいえど、社内稟議を通す都合上、なんでもかんでも取り入れられるわけではないかと思います。
金銭的な導入コストや使い方の習熟、そして周知といった課題もあります。

どれだけ「カンタンに使える!」というアピールをしているツールであっても、その使い方を学ぶという段階を踏まなくてはなりません。
そして担当者も決めなくてはいけないので、人事的側面も関わってくるでしょう。

いっぱいいっぱいだけどなんとか導入する!というよりは、社内リソースの中で余剰となっている部分を効率的に利用して導入することを検討といった方向性をおすすめします。

テレワーク管理向けSaaS、ツール一覧

現在よく企業で使われているSaaSやツールの一覧です。(2021年5月現在)
ぜひご参考ください。

サービス・ツール名用途特徴
Salesforce営業支援からマーケティングまでトータルサポート。老舗中の老舗で利用している企業数は非常に多い。
習熟に時間がかかるが、その分使いこなしたときの恩恵は莫大。
使い方を学ぶプラットフォームも有り。
サイボウズOfficeスケジュールやファイル管理、掲示板など社内管理の総合ツール。UI・UX面が非常に優秀でわかりやすい。
料金がお手頃のわりに利用範囲の幅広さ。
freee経理、会計、財務管理がメインだが、人事労務領域もカバー。個人事業〜大企業までカバーできるクラウド会計システムのパイオニア。
SalesforceやKintoneなど、各種サービスとの連携性も◎。
Sansan名刺管理ツールが強力な営業・マーケティング支援ツールに進化。
オンライン名刺に対応。
日本における名刺の重要性をクラウド化した革新的サービス。
ビジネスにおける人と人とのつながりを可視化。
Satori見込み客獲得を加速するマーケティングオートメーション(MA)ツール。使いやすさから認知度急上昇。
敷居の高いと思われていたMAツールの中でもシンプルさが強み。
LPやメール配信までサポート。
ベルフェイスオンライン商談を協力にサポートするテレビ電話プラットフォーム。需要の高まりに合わせてオンライン商談機能が追加。
各種サービスと連携も◎。
backlog技術職も非技術職も一緒に使えるプロジェクト管理ツール。見やすいガントチャートとカンバン機能でタスクと進捗がひと目で確認できる。
ソースコードも管理できるからエンジニアにも使いやすい。
ロジクラ入荷、在庫、出荷を管理できるシンプルな在庫管理ツール。規模に合わせて選べるプランが豊富。
主流なECサイトとの連携もバッチリ。

「見える化」は「最適化のチャンス」

何よりもこの記事で主張したいこととしては、「見える化」は「監視社会への入り口」ではなく「最適化のチャンス」だということです。

すべての働く人々にとって、面倒な作業を効率化することやストレスを減らすことは直接的な利益に直結せずとも、長い目で見れば、確実に企業経営に利をもたらします。
サボらせない、ではなく、気持ちよく働いてもらうためにはどうすればよいか、という考え方と行動は必ず従業員にも心に伝わります。

このテレワーク時代においても、みんなで一緒にどうすればより仕事が楽しく充実したものか検討していくことで、絆を強めて乗り越えていきましょう!

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